Sistemi di Gestione Ambientale

Il campo della gestione ambientale è cambiato rapidamente negli ultimi 20 anni. Non solo devi stare al passo con le normative in continua evoluzione, ma sei anche responsabile di assicurarti che la tua struttura produca in modo ottimale rimanendo entro i limiti.

Un sistema di gestione ambientale può aiutarti a standardizzare la conformità normativa e a migliorare strategicamente le tue prestazioni ambientali.

Questa pagina è una panoramica dei sistemi di gestione ambientale. Leggila insieme a noi, scaricala per un secondo momento, o passa ad una sezione.

Indice:

Che cos’è un sistema di gestione ambientale (SGA)?
Qual è lo scopo di un sistema di gestione ambientale?
Hai bisogno di un sistema di gestione ambientale?
Vantaggi di un SGA
Standard del sistema di gestione ambientale
Modello PCDA
Suggerimenti per l’implementazione di un SGA
Che cos’è il software per i sistemi di gestione ambientale?
Le più comuni idee sbagliate sui sistemi di gestione ambientale
Perché hai bisogno di un software di gestione ambientale?
Cosa dovrei cercare in un software di gestione ambientale?
Conclusione
(Se desideri saperne di più sulle nostre soluzioni software ambientali, visita la nostra pagina sul software per il sistema di gestione ambientale.)

Cos’è un sistema di gestione ambientale?

Un sistema di gestione ambientale è un insieme di processi, procedure e risorse che permettono ad un’azienda di raggiungere i propri obiettivi di prestazione ambientale.

Un sistema di gestione ambientale è conosciuto con molti nomi — SGA, sistema informativo di gestione ambientale, o sistema di conformità normativa, per citarne alcuni. Comunque lo si chiami, il concetto di sistemi di gestione ambientale rappresenta un tranello per molte persone— anche quelle che lavorano nel settore EHS. Questo perché può avere molteplici significati a seconda della situazione e di chi ne parla.

UN SGA può riferirsi ad un insieme di processi per la gestione dell’impatto ambientale di un’azienda. Oppure, può riferirsi al sistema software o al database utilizzato per gestire tali processi. A rendere le cose più confuse, il termine viene spesso usato in modo intercambiabile per riferirsi sia ai processi che al software!

La maggior parte delle volte quando si parla di un sistema di gestione ambientale, ci si riferisce ad un insieme di processi regolati da uno standard come la ISO 14001. Parleremo più diffusamente della ISO 14001 e di altri standard di sistema di gestione ambientale tra poco, ma prima parliamo del motivo per cui esiste un SGA.

Qual è lo scopo di un sistema di gestione ambientale?

Lo scopo di un sistema di gestione ambientale è fornire un approccio strutturato per il controllo dell’impatto ambientale di un’azienda.

Questo di solito include la gestione dell’aria, dei gas ad effetto serra, dell’acqua e dei rifiuti. La gestione del rischio climatico è sempre più inclusa nei sistemi di gestione ambientale.

Così come un sistema di gestione della sicurezza aiuta nella gestione dei rischi per la sicurezza, un sistema di gestione ambientale offre un modo sistematico per affrontare i rischi e le opportunità ambientali.

Oltre alla gestione degli aspetti ambientali, un SGA dovrebbe anche aiutarti a rimanere aggiornato sulle normative in evoluzione e a standardizzare la conformità ambientale. Continua a leggere per scoprire chi dovrebbe prendere in considerazione un sistema di gestione ambientale e come può aiutarti.

Hai bisogno di un sistema di gestione ambientale?

Ci sono molte ragioni per cui un’azienda potrebbe implementare un sistema di gestione ambientale. In alcuni casi, un SGA potrebbe essere richiesto dopo una violazione o una non conformità. A volte è previsto dal contratto. Oppure, può far parte di un programma ambientale volontario.

Le domande seguenti ti aiuteranno a determinare se un sistema di gestione ambientale è adatto a te:

Sei tenuto a rispettare le normative ambientali federali, statali, locali o contrattuali?
Il miglioramento delle prestazioni ambientali è un obiettivo della tua azienda?
Hai poco tempo e risorse per essere aggiornato sulle tue responsabilità ambientali?
Riscontri problemi come scadenze non rispettate, permessi scaduti e personale non formato?
Hai difficoltà nella reportistica delle tue prestazioni ambientali?
La tua azienda promuove iniziative ESG?
Se hai risposto sì ad una qualsiasi delle domande precedenti, un sistema di gestione ambientale può aiutarti.

Vantaggi di un sistema di gestione ambientale (SGA)

L’importanza della gestione ambientale non può mai essere sopravvalutata. Ecco solo alcuni dei vantaggi di avere un SGA:

Potenziamento delle prestazioni ambientali: Un SGA può aiutare ad identificare la causa principale delle violazioni o delle non conformità e identificare i modi per migliorare. Il potenziamento di parametri come l’utilizzo di acqua o il consumo di elettricità può aiutarti a garantire che le tue attività funzionino in modo ottimale.
Risparmio di denaro: I costi derivanti dall’assenza di un SGA sono impressionanti. Nella migliore delle ipotesi, le aziende senza un SGA ufficiale sprecano tempo e risorse nella risposta ai cambiamenti normativi. Nel peggiore dei casi, rischierai multe costose e danni indelebili per la tua reputazione.
Coinvolgimento dei dipendenti: La presenza di un sistema di gestione ambientale strutturato consente di coinvolgere il personale di tutta l’azienda nel monitoraggio e nella conformità ambientale. Un SGA rende anche più facile la formazione dei nuovi assunti, poiché le procedure formali sono già pronte.
Potenziamento dell’immagine aziendale: I consumatori di oggi si aspettano che le aziende siano buoni esempi di rispetto per l’ambiente. Un sistema di gestione ambientale è un modo per dimostrare e riferire sulle prestazioni ambientali della tua azienda.
Soddisfare le richieste degli investitori: Le questioni ambientali, sociali e di governance (ESG) possono avere un impatto significativo sulle metriche finanziarie di un’azienda e, di conseguenza, sullo stesso profilo di rischio finanziario degli investitori. Poiché gli investitori reclamano la trasparenza e la divulgazione ESG diventa un requisito fondamentale per le società quotate in borsa, e un SGA può aiutarti a soddisfare la domanda di pratiche commerciali più sostenibili.

Standard del sistema di gestione ambientale

Come già accennato, i sistemi di gestione ambientale possono essere notevolmente diversi da un’azienda all’altra.

Non esiste una soluzione unica quando si tratta di migliorare le tue prestazioni ambientali. Tuttavia, esistono diversi standard di sistemi di gestione ambientale che possono guidarti nella decisione su come strutturare il tuo SGA.

ISO 14001

La ISO 14001 è uno standard internazionale che definisce i requisiti di un sistema di gestione ambientale. Fornisce alle aziende un quadro di riferimento per migliorare continuamente le proprie prestazioni ambientali al fine di tagliare i costi, ridurre gli sprechi e dimostrare alla direzione e alle parti interessate che stanno crescendo in modo sostenibile. È uno degli standard di gestione ambientale più diffusi, con oltre 346.000 aziende certificate in tutto il mondo ed altre migliaia che lo utilizzano.

>>> Per saperne di più sullo standard ISO 14001, visita la nostra pagina sulla gestione ambientale ISO 14001.

ISO 9001

Sebbene la ISO 9001 non sia specificamente uno standard per i sistemi di gestione ambientale, può aiutare le aziende a migliorare le proprie prestazioni ambientali. Lo standard fornisce alle aziende un quadro di riferimento per sviluppare un sistema di gestione della qualità per soddisfare i requisiti del cliente, rispettare le normative e raggiungere gli obiettivi ambientali. Lo standard è utilizzato in 81 paesi del mondo, con oltre 13.000 aziende registrate in Nord America.

Standard globali

Oltre alla famiglia di standard internazionali ISO, molti paesi o aziende private hanno i propri standard di gestione ambientale. Alcuni di questi sono:

il sistema comunitario di ecogestione e audit,

BS7750, che è stata sostituita dalla BS EN ISO 14001:2015,

gestione ambientale di qualità totale, che fa parte dell’iniziativa di gestione ambientale globale degli Stati Uniti,

i principi della coalizione per le economie ecologicamente responsabili (CERES)

Enviromark

Il modello PDCA

UN SGA segue un ciclo Plan > Do > Check > Act (PDCA). Come puoi vedere dal diagramma sottostante, il PDCA è un modello di miglioramento continuo. Può essere utilizzato da piccole o grandi aziende in qualsiasi settore, dai servizi pubblici ai produttori automobilistici fino alle aziende di trasformazione alimentare.

Plan (Pianificazione): Sviluppare una comprensione di alto livello delle principali questioni ambientali e delle esigenze delle parti interessate, quindi pianificare azioni per affrontare i rischi e le opportunità.
Do (Fare): Verificare il piano e tenere traccia degli indicatori di prestazione.
Check (Controllo): Eseguire audit interni per valutare l’efficacia del sistema.
Act (Agire): risolvere eventuali problemi riscontrati durante gli audit. Utilizza quanto appreso per pianificare nuovi miglioramenti quando il ciclo ricomincia.
Gestione ambientale ISO 14001

5 Consigli per implementazione un SGA

L’implementazione di un SGA sarà diversa per ogni azienda, ma ci sono alcuni consigli che possono aiutare a garantire il tuo successo:

Nominare dei “campioni verdi”. Si tratta di persone che all’interno della tua azienda sono appassionate ed informate sui tuoi sforzi ambientali e che porteranno avanti il tuo progetto.
Delinea chiaramente le responsabilità per creare un senso di appartenenza e coinvolgi i dipendenti di tutta l’azienda nel miglioramento delle prestazioni ambientali.
Istruisci gruppi specifici di dipendenti sulle loro specifiche responsabilità nell’ambito del SGA.
Cerca di ottenere “vittorie veloci” per creare fiducia e dimostrare che il tuo SGA sta funzionando.
Comunica frequentemente sia con la direzione che con i dipendenti.

Che cos’è il software per i sistemi di gestione ambientale?

I professionisti dell’ambiente utilizzano una serie di strumenti diversi per gestire le loro responsabilità quotidiane. Moduli cartacei, fogli di calcolo e database creati in casa sono solo alcuni degli strumenti più comuni utilizzati dalle persone.

Tuttavia, la mole di dati ambientali rende spesso questi strumenti inadeguati alla gestione delle prestazioni ambientali. Inoltre, con l’aumentare del numero delle normative ambientali, i sistemi basati su carta e fogli di calcolo di solito faticano a tenere il passo. Questo può portare ad una serie di problemi tra cui il mancato rispetto delle scadenze e multe.

È qui che entra in gioco il software dei sistemi di gestione ambientale. Il software SGA può aiutarti a monitorare, misurare e relazionare sulle prestazioni del tuo sistema di gestione ambientale.

Il software di gestione ambientale tiene traccia dei tuoi dati relativi ad aria, gas a effetto serra, acqua e rifiuti in un’unica posizione centrale. Ti permette di automatizzare i promemoria, eseguire le attività di monitoraggio quotidiane e creare rapporti per mostrare ai dirigenti il “quadro generale”.

4 comuni idee sbagliate sui sistemi di gestione ambientale

Quando si parla di sistemi di gestione ambientale, ci sono molti miti e idee sbagliate che circolano. Ecco quattro dei più comuni:

Mito 1: I fogli di calcolo sono adeguati per la gestione dei dati ambientali
Le ricerche dimostrano che l’88% dei fogli di calcolo contiene errori significativi, mettendoti a rischio di incorrere in un evento di non conformità. L’invio di fogli di calcolo via e-mail rende difficile la collaborazione. E la creazione di un rapporto normativo formattato per ogni agenzia o permesso può richiedere giorni o settimane.

Mito 2: Abbiamo un programma di conformità in vigore, quindi non abbiamo bisogno di un SGA.
Un SGA può semplificarti il rispetto delle normative in modo coerente ed efficiente. Può anche aiutarti ad identificare opportunità per andare oltre lo standard minimo e ridurre i costi, far crescere la tua attività e gestire i rischi.

Mito 3: Tutti i sistemi di gestione ambientale sono uguali
Non tutte le aziende devono affrontare le stesse normative o requisiti di autorizzazione, il che significa che il processo di sviluppo e implementazione può apparire notevolmente diverso da un’azienda all’altra.

Mito 4: Solo le grandi aziende hanno bisogno di un sistema di gestione ambientale
Le aziende di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio da un sistema di gestione ambientale. In realtà, le piccole imprese spesso affrontano rischi ambientali maggiori a causa della mancanza di tempo e risorse, il che le rende candidate ideali per un sistema di gestione ambientale strutturato.

Perché hai bisogno di un software di gestione ambientale?

Abbiamo già accennato ad alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di un software di gestione ambientale, ma vediamo alcuni modi specifici in cui può avere un impatto sulle tue prestazioni ambientali e aiutarti a rispettare gli obblighi di conformità.

1. Tenere traccia di scadenze, attività e documenti.

Il software di gestione ambientale fornisce alla tua azienda un database centralizzato per archiviare tutte le tue informazioni su aria, rifiuti, acqua e gas ad effetto serra e i relativi documenti. Spesso include un calendario centralizzato che ti consente di tenere traccia e gestire i requisiti di autorizzazione ambientale ed altri obblighi urgenti per garantire la conformità.

Il software di gestione ambientale può notificarti automaticamente le scadenze normative e di altre azioni, segnalare quando i limiti di autorizzazione o altre soglie vengono superati e persino assegnare automaticamente azioni correttive in base alle condizioni stabilite. Sfruttare queste funzionalità automatizzate ti aiuterà a ridurre il rischio di non conformità.

2. Gestire grandi volumi di dati ambientali

Riducendo la dipendenza dai fogli di calcolo, i software di gestione ambientale hanno contribuito a rivoluzionare la gestione dei dati ambientali. Sono finiti i giorni della compilazione manuale dei dati e dell’aggiornamento scrupoloso delle formule di Excel per eseguire calcoli e creare rapporti.

Puoi inserire dati dal CEMS o da sistemi di produzione, creare e gestire formule, impostare limiti di soglia, generare inventari delle emissioni atmosferiche ed altro ancora — il tutto senza dover ricorrere ai fogli di calcolo. (Vale la pena notare che la maggior parte delle piattaforme ti consentono di inserire dati da fogli di calcolo ed esportarli anche in Excel.)

3. Semplificare audit ed ispezioni

Il software di gestione ambientale offre strumenti per gestire audit ed ispezioni. Puoi configurare qualsiasi tipo di valutazione, tra cui:

Audit di conformità ambientale
Valutazioni del rischio
Ispezioni delle acque piovane (SWPPP/SPCC)
Controlli di qualità
Ispezioni di manutenzione

4. Semplificare la reportistica

Come abbiamo già accennato, i software di gestione ambientale ti consentono di gestire enormi volumi di dati ambientali. Ciò rende le cose molto più semplici quando arriva il momento della reportistica. Invece di sprecare settimane per compilare e formattare rapporti, il software di gestione ambientale ti consente di creare rapporti ambientali complessi in pochi secondi.

Indipendentemente dal tipo di rapporto da creare, il software di gestione ambientale ti consente di estrarre automaticamente i dati importanti con un semplice clic:

Programma di reportistica dei gas a effetto serra (e-GGRT)
Inventari HAP e TAP
Reportistica dell’inventario delle emissioni tossiche (TRI)
MACT e NESHAP
Gestione delle autorizzazioni NPDES
Reportistica di monitoraggio degli scarichi (DMR)

5. Ottimizzare le prestazioni ambientali

Il software di gestione ambientale ti consente di visualizzare i tuoi dati sulle prestazioni ambientali e di conformità in tempo reale in dashboard dinamici. Ciò significa che puoi vedere esattamente dove si colloca la tua azienda in qualsiasi momento. Con queste informazioni a portata di mano, i manager e i dirigenti ambientali possono prendere decisioni consapevoli ed influenzare in modo proattivo le prestazioni ambientali.

dashboard ambientale

La visualizzazione delle prestazioni ambientali dell’intera azienda in un unico posto facilita il processo decisionale e la reportistica.

6. Migliorare la prestazione e la divulgazione ESG

L’attenzione globale per il cambiamento climatico — insieme alle crescenti richieste da parte di investitori e consumatori di pratiche aziendali più sostenibili dal punto di vista ambientale — ha fatto sì che l’aspetto ambientale, sociale e di governance (ESG) sia diventato un tema da trattare nei consigli di amministrazione. La divulgazione ESG non è ancora obbligatoria per tutte le aziende, ma molto probabilmente lo sarà in futuro. Un buon sistema software di gestione ambientale includerà naturalmente molte delle stesse funzioni necessarie per la gestione ESG, come l’acquisizione di dati, il calcolo delle emissioni e la generazione di rapporti.

Cosa dovresti cercare in un software di gestione ambientale?

Per tutti i motivi che elencati sopra, molte aziende stanno abbandonando i tradizionali sistemi carta e penna a favore di un moderno software di gestione ambientale. Ma la ricerca di un sistema giusto può essere una sfida e ciò che funziona bene per un’azienda potrebbe non funzionare per un’altra, e viceversa. Ecco alcune cose che dovresti considerare se stai cercando un sistema software di gestione ambientale.

Personalizzato vs standard

La domanda sull’investimento in un software personalizzato è comune ma difficile. Sebbene all’inizio la personalizzazione possa sembrare un’ottima idea, può anche rendere estremamente difficile l’adattabilità. Sfortunatamente, molte aziende diventano troppo grandi per il software personalizzato prima di vedere un ritorno sul loro investimento. Infatti, una ricerca di Standish Group mostra che l’80% dei progetti software personalizzati costano più di quanto rendano.

In termini di costi, funzionalità e ROI a lungo termine, un sistema standard come ComplyStation di Lisam è quasi sempre la scelta migliore per le aziende in crescita e le imprese globali.

Autoconfigurazione

Oggi, un software ambientale autoconfigurabile ti consente di creare autonomamente moduli, visualizzazioni dashboard e flussi di lavoro personalizzati per un’esperienza personalizzata, senza costosi servizi personalizzati.

Puoi utilizzare funzionalità di trascinamento, opzioni amministrative, permessi, filtri e moduli per adattare e scalare il software per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda.

Facilità d’uso

Solo perché la gestione ambientale è complicata non significa che il tuo software debba esserlo. Un software di facile uso consente ai dipendenti di concentrarsi sulle proprie attività piuttosto che sull’apprendimento di un nuovo strumento. E quanto più facile è l’uso del software, tanto più rapidamente i dipendenti adotteranno il nuovo sistema.

Funzionalità mobili

Oggi più che mai, i dipendenti devono poter lavorare ovunque si trovino. Un buon software di gestione ambientale dovrebbe includere funzionalità mobili che consentano ai dipendenti di accedere ai propri dati in remoto da qualsiasi smartphone o tablet. Data la natura della gestione ambientale, è indispensabile la capacità di acquisire i dati anche offline. Questo consentirà ai dipendenti di completare attività come audit ed ispezioni sul campo e di sincronizzarsi una volta tornati al WiFi.

Integrazioni

Qualunque software di gestione ambientale tu scelga, dovrebbe essere in grado di integrarsi con i tuoi altri sistemi aziendali come CEM ed ERP. Le integrazioni consentono ai tuoi sistemi di “parlare tra loro” e condividere informazioni. Eliminando la necessità di duplicare l’inserimento di dati, le integrazioni aumenteranno la produttività del tuo team. E, ti consentirà una reportistica più rapida ed accurata consentendoti di sfruttare i dati ambientali acquisiti a monte.

Ora sei pronto per porre alcune domande alle socientà produttrici di software:
Quanto tempo ci vorrà per creare i rapporti normativi formulati?
Quanto tempo ci vorrà per modificare i calcoli quando cambiano i requisiti normativi?
Questo sistema può integrarsi con i nostri strumenti di raccolta dati, come il monitoraggio continuo delle emissioni (CEMS)?
Questo sistema si integra con i database di contenuto normativo per fornire visibilità in tempo reale delle normative?
Che tipo di funzionalità mobili ha questo software?
Questo sistema è in grado di gestire altre nostre esigenze EHS, come la gestione della salute e della sicurezza?
Quanto tempo ci vorrà per implementare questo sistema? I moduli possono essere distribuiti singolarmente in modo da essere operativi rapidamente?
Che tipo di formazione ed assistenza fornirete? Avremo un service account manager dedicato?
Questo sistema è in grado di adattarsi alle nostre esigenze?
Qual è il costo di gestione in 3 anni? Sono previsti costi per aggiornamenti, configurazione, manutenzione, aggiunta di utenti o funzioni, o altri costi?
Cosa posso aspettarmi in termini di ROI/periodo di ammortamento?
Come garantirete che le nostre informazioni rimangano al sicuro?

Conclusione

Con le normative in rapida evoluzione e i professionisti EHS che si destreggiano tra richieste sempre più numerose, non si può negare la necessità di un sistema di gestione ambientale. È un modo sistematico per stare al passo con le nuove normative ambientali, standardizzare la conformità e gestire le prestazioni ambientali. L’idea della costruzione di un SGA da zero potrebbe inizialmente sembrare complicata, ma i consigli e gli strumenti giusti possono renderla più semplice. Il software di gestione ambientale non solo conserverà tutti i tuoi dati e documenti in un unico posto, ma semplificherà anche gli audit e le ispezioni, ottimizzerà la reportistica e fornirà preziose informazioni su come puoi migliorare le prestazioni ambientali.

Nota: Questa pagina è stata pubblicata inizialmente nel 2018 ed è stata aggiornata per garantirne attualità ed accuratezza.