Conformité des FDS : Comment gérer les non-conformités dans les documents des fournisseurs

Dans un secteur chimique hautement réglementé, la conformité aux exigences légales ne se limite pas à respecter les règles… elle vise à garantir la sécurité, protéger l’environnement et maintenir la confiance. Conformément aux lignes directrices du CLP (Classification, Étiquetage et Emballage) du règlement REACH, les fournisseurs de produits chimiques doivent garantir la conformité des FDS (Fiches de Données de Sécurité) et fournir des documents actuels et complets pour tous les produits qu’ils distribuent.

À propos des FDS : Informations essentielles pour la sécurité chimique

Selon l’Agence Européenne des Produits Chimiques (ECHA), les FDS sont cruciales pour communiquer des informations détaillées sur les propriétés des substances ou mélanges, leurs dangers, et les instructions de manipulation en toute sécurité tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Elles incluent des consignes pour la manipulation, l’élimination, le transport, ainsi que des instructions de premiers secours, de lutte contre les incendies et de contrôle des expositions. Le format et le contenu des FDS sont strictement définis par l’Annexe II du règlement REACH pour garantir la cohérence et l’accessibilité des informations.

En résumé, la conformité des FDS permet de :

• Protéger la santé et la sécurité : Informer sur les dangers potentiels et les procédures de manipulation adaptées.
• Préserver l’environnement : Prévenir les incidents chimiques.
• Assurer l’efficacité opérationnelle : Favoriser une gestion éclairée des produits chimiques.

Ces éléments clés soulignent combien la conformité des FDS est essentielle pour préserver la réputation et la stabilité financière des entreprises grâce à la transparence et à des pratiques responsables. Pourtant, en décembre 2023, l’ECHA a signalé que le taux global de non-conformités des FDS restait aussi élevé que 35 % dans l’UE.

Le rôle des fournisseurs dans la conformité des FDS

En tant que principaux responsables, les fournisseurs jouent un rôle critique en veillant à ce que toutes les FDS répondent à ces normes strictes pour garantir la sécurité et la conformité à l’échelle de l’industrie.

Cependant, la conformité des FDS représente un défi constant avec des mises à jour régulières qui redéfinissent les règles. Par exemple, l’amendement de l’annexe II de REACH, devenu obligatoire en décembre 2022, a exigé des fournisseurs qu’ils révisent leurs FDS pour répondre aux obligations réglementaires et soutenir l’utilisation sécurisée des produits chimiques dans l’UE. Aux États-Unis, l’OSHA mettra bientôt en œuvre HazCom 2024, aligné sur le Système Général Harmonisé (SGH), mettant à jour les normes de HCS 2012. Ces évolutions illustrent le caractère global et dynamique de la conformité des FDS.

En théorie, se conformer aux règlements semble simple. En pratique, les fournisseurs font face à des contraintes de ressources et à des difficultés d’interprétation, entraînant des retards dans la mise à jour des documents et l’insatisfaction des clients. Cela souligne l’importance pour les fournisseurs d’investir dans des outils et une expertise pour suivre facilement ces changements.

Défis courants dans la gestion des documents fournisseurs

Chez Lisam, nous nous efforçons d’aider les fournisseurs à respecter leurs obligations réglementaires et à créer un environnement de travail plus sûr et durable en facilitant la conformité des FDS. En appui au rapport 2024 de l’ECHA, certains de nos clients ont mis en évidence des problèmes liés à la gestion des FDS des fournisseurs, tels que la collecte de documents manquants, des non-conformités mineures à majeures dans les documents fournis, et des difficultés d’escalade, qui impactent significativement leurs opérations.

Pour relever ces défis, Lisam propose une large gamme de produits et services permettant de collecter et d’analyser la qualité des FDS des fournisseurs. En particulier, grâce à notre processus avancé d’indexation des FDS, nous avons pu identifier un éventail de problèmes de conformité qui soulignent l’importance cruciale d’améliorer la gestion des FDS.

Principaux constats :

• Documents obsolètes : De nombreuses FDS datent d’avant la mise à jour de juin 2015 du règlement CLP, ce qui les rend non conformes en raison de classifications des dangers obsolètes ou d’informations manquantes.
• Incohérences linguistiques : Des divergences dans les compositions chimiques et les consignes de sécurité sont fréquentes lors de l’indexation des FDS en plusieurs langues. Cela est souvent dû à des versions différentes fournies pour des régions distinctes.
• Erreurs de classification régionale : Les erreurs de classification selon les normes régionales sont fréquentes. Les FDS appliquent souvent à tort des classifications des dangers conçues pour une région à une autre, ce qui peut entraîner des risques pour la sécurité et des violations de conformité.
• Erreurs dans la documentation : Des incohérences dans les déclarations de dangers (H) ou les conseils de prudence (P) pour une région donnée sont fréquentes, entraînant une communication des dangers inexacte ou insuffisante.

Les solutions de Lisam pour une meilleure conformité des FDS

Chez Lisam, notre engagement envers nos clients de l’industrie chimique repose sur la garantie que leurs FDS respectent toutes les normes de conformité. Nous croyons qu’une gestion efficace des défis de conformité des FDS commence à la source : les fournisseurs.

C’est pourquoi nous avons développé des outils avancés pour aider les fournisseurs à simplifier ce processus essentiel. Notamment, notre outil d’élaboration des FDS offre une gestion complète de la conformité en respect des normes réglementaires mondiales. Notre outil de distribution des FDS aide non seulement à fournir rapidement les bons documents, mais propose aussi des solutions pour gérer les demandes de FDS. Enfin, notre solution de gestion des produits chimiques simplifie l’inventaire et la communication des dangers.

Si vous êtes un fournisseur en difficulté, rappelez-vous que vous n’avez pas à faire face seul aux défis de conformité des FDS.

Pour découvrir comment ces outils peuvent spécifiquement améliorer vos opérations, demandez une consultation gratuite avec nos experts.

Découvrez dès maintenant comment Lisam peut transformer votre approche de la sécurité chimique et de la conformité des FDS, en garantissant des opérations à la fois sûres et efficaces.

Source: https://echa.europa.eu/documents/10162/2304648/wg_ref11_project_report_en.pdf/c9c78941-48bf-c6eb-38ca-11e55e18f889?t=1733136406554