Sistemas de gestión medioambiental - Lisam

El campo de la gestión medioambiental ha ido cambiando rápidamente en los últimos 20 años. No solo debe estar atento a los continuos cambios en la normativa sino que también debe ser responsable de asegurarse de que su instalación produzca de forma optima mientras se mantiene dentro de los límites.

Un sistema de gestión medioambiental puede resultar útil para homogenizar su cumplimiento regulatorio y mejorar estratégicamente su rendimiento ambiental.

Esta página es un resumen sobre los sistemas de gestión medioambiental. Siga leyendo, descargue la gúia para leerla más adelante o diríjase a una sección.

Índice:

¿Qué es un sistema de gestión medioambiental (EMS)?
¿Cuál es el objetivo de un sistema de gestión medioambiental?
¿Necesita un sistema de gestión medioambiental?
Beneficios de un EMS
Normas de un un sistema de gestión medioambiental
Ciclo PCDA
Consejos para la implementación de un EMS
¿Qué es un software de sistemas de gestión medioambiental?
Errores frecuentes en los sistemas de gestión medioambiental
¿Por qué necesita un software de sistemas de gestión medioambiental?
¿Qué debería buscar en un software de sistemas de gestión medioambiental?
Conclusión
(Si desea conocer más sobre nuestras soluciones de software medioambientales, visite nuestra página sobre sobre software de sistemas de gestión medioambiental)

¿Qué es un sistema de gestión medioambiental?

Un sistema de gestión medioambiental es un marco de procesos, procedimientos y recursos que permiten a una organización alcanzar sus objetivos de rendimiento ambiental.

Un sistema de gestión medioambiental se conoce por muchos nombres: EMS, sistema de información de gestión medioambiental o sistema de cumplimiento normativo, por mencionar algunos. Como quiera que se le llame, el concepto de sistemas de gestión ambiental confunde a mucha gente, incluso, a quienes trabajan en EHS. Esto es debido a que puede tener múltiples significados dependiendo de la situación y de quien esté hablando sobre ello.

Un EMS puede referirse a un conjunto de procesos de gestión de impacto ambiental de una empresa. O puede referirse al sistema software o la base de datos usados para gestionar estos procesos. ¡Para hacer el asunto más confuso, el término a menudo es utilizado indistantamente para referirse tanto a procesos como al software!

La mayoría de las veces cuando alguien está hablando de un sistema de gestión ambiental, están hablando sobre un conjunto de procesos regidos por una norma como la ISO 14001. Hablaremos más sobre la ISO 14001 y otras normas sobre sistemas de gestión ambiental en un momento, pero primero, hablaremos en primer lugar sobre por qué un EMS existe.

¿Cuál es el propósito de un sistema de gestión ambiental?

El propósito de un sistema de gestión ambiental es el de proporcionar un método estructurado que controle el impacto ambiental de una organización.

Esto suele incluir gestión del aire, gases de efecto invernadero, agua y flujo de residuos. La gestión del riesgo climática cada vez se incluye más en los sistemas de gestión ambiental.

De la misma forma que un sistema de gestión ambiental ayuda a gestionar los riesgos de seguridad, un sistema de gestión ambiental ofrece una manera sistemática de enfocar los riesgos ambientales y las oportunidades.

Además de gestionar los aspectos ambientales, un EMS debería ayudarle a estar al día de cambios regulatorios y a estandarizar el cumplimiento ambiental. Continúe leyendo para saber quién debería considerar un sistema de gestión ambiental y cómo ayudarle.

¿Necesita un sistema de gestión ambiental?

Existen muchas razones por las que una empresa debería implementar un sistema de gestión ambiental. En algunos cason, un EMS suele ser solicitado después de una infracción o una no conformidad. A veces está estipulado como parte de un contrato. O bien puede formar parte de un programa ambiental voluntario.

Las siguientes cuestiones le ayudarán a determinar si un sistema de gestión ambiental le conviene:

¿Se le exige cumplir con las regulaciones ambientales comunitarias, nacionales, federales, estatales, locales o contractuales?
¿Mejorar el rendimiento ambiental es un objetivo de su empresa?
¿Dispone de tiempo y recursos suficientes para cumplir con sus responsabilidades ambientales?
¿Está experimentando problemos como incumplimiento de plazos, permisos vencidos y personal sin formación?
¿Tiene dificultades para informar sobre su rendimiento ambiental?
¿Su empresa cuenta con iniciativas ESG?
Si ha respondido con un sí a alguna de las cuestiones anteriores un sistema de gestión ambiental le ayudaría.

Beneficios de una sistema de gestión ambiental (EMS)

La importancia de la gestión ambiental no puede ser sobrevalorada. Estos son solo algunos de los beneficios de tener un EMS:

Mejorar el rendimiento ambiental: Un EMS puede ayudar a identificar la causa raíz de las infracciones o no conformidades y las maneras de mejorar. Mejorar las métricas como el uso del agua o el consumo de la electricidad puede ayudarle a asegurarse del óptimo rendimiento de sus operaciones.
Ahorrar dinero: Los costes de no tener un EMS son alarmantes. En el mejor de los casos, las compañías sin un EMS formal gastan tiempo y recursos al reaccionar a los cambios regulatorios. En el peor de los casos, se arriesgan a costosas multas y daños permanentes a su reputación.
Involucrar a los empleados: Tener un sistema de gestión ambiental estructurado en el lugar le permite involucrar al personal a través de su organización mediante el control y cumplimiento ambiental. Un EMS también facilitar la formación de nuevos empleados, al tener procedimientos formales.
Reforzar la imagen corporativa: Los actuales consumidores esperan que las empresas sean buenos guardianes del medio ambiente. Un sistema de gestión ambiental es una de las maneras de demostrar e informar sobre el rendimiento ambiental de su empresa.
Cumplir con las demandas de los inversores: Los aspectos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) pueden tener un importante impacto sobre las métricas financieras de un negocio y, a su vez, en el perfil de riesgo financiero de los inversores. A medida que los inversores exigen transparencia y divulgación de la información ESG se conviertes en un requisito obligatorio para las empresas que cotizan en bolsa y el EMS puede ayudarle a cumplir la demanda de prácticas empresariables más sostenibles.

Normas de un sistema de gestión ambiental

Como ya mencionamos, los sistemas de gestión ambiental pueden variar considerablemente de una empresa a otra.

No existe una solución universal para mejorar el rendimiento ambiental. Sin embargo, existen varias normas de sistemas de gestión ambiental que le pueden guiar al decidir cómo estructurar su EMS.

ISO 14001

ISO 14001 es una norma internacional que describe los requisitos de un sistema gestión ambiental. Proporciona un marco a las empresas para mejorar continuamente sus rendimientos ambientales ahorrando costes, reduciendo residuos y demostrando a la gerencia y a los inversores que están creciendo de manera sostenible. Es una de las normas sobre gesión ambiental más popular, con más de 346000 compañías certificadas y miles más que lo usan.

>>> Para saber más sobre la norma ISO 14001, visite nuestra página Gestión ambiental ISO 14001.

ISO 9001

Aunque la ISO 9001 no es especifícamente una norma de sistema de gestión ambiental, puede ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento ambiental. La norma proporciona un marco a las empresas para desarrollar un sistema de gestión de calidad que satisfaga los requisitos de los clientes, cumpla con las regulaciones y permita alcanzar los objetivos ambientales. La norma se utiliza en 81 países con más de 13000 empresas registradas en América del Norte.

Normas globales

Además de la familia ISO de normas internacionales, algunos países u organizaciones privadas tienen sus propias normas de gestión ambiental. Algunas de ellas son:

el Sistema Comunitario de Gestión y Auditoría Medioambientales (EMS),

BS7750, que ha sido reemplazada por BS EN ISO 14001:2015,

gestión de la calidad total medioambiental (total quality environmental management, TQEM), que es parte de la Iniciativa Mundial para la Ordenación del Medio Ambiente (global environmental management initiative) de EE. UU.,

los principios de la Coaliación para las Economías Ambientalmente Responsables (CERES),

Enviromark

El modelo PDCA

Un EMS sigue el ciclo Planificar > Hacer > Comprobar > Actuar (PDCA). Como puede ver en el siguiente diagrama, PDCA es un modelo para mejoras continuas. Pueden utilizarlo tanto empresas pequeñas como grandes de cualquier industrias, desde servicios públicos hasta empresas de fabricación de vehículos hasta de procesamiento de alimentos.

Planificar: Desarrollar un alto nivel de comprensión de los temas medioambientales claves y de las necesidades de los inversores y, luego, planificar las acciones que aborden los riesgos y las oportunidades.
Hacer: Poner a prueba el plan y seguir los indicadores de rendimiento.
Comprobar: Realizar auditorías internas para asegurarse de la efectividad del sistema.
Actuar: Abordar cualquier problema detectado en las auditorías. Usar lo aprendido para planificar nuevas mejoras como si el ciclo comenzara otra vez.
Gestión ambiental ISO 14001

5 consejos para la implementación de un EMS

Implementar un EMS resulta diferente para cada empresa, pero hay algunos consejos que pueden ayudarle a asegurar su éxito:

Designar «campeones verdes». Personas dentro de su empresa apasionadas e informadas sobre sus esfuerzos ambientales, quienes impulsarán sus proyectos.
Definir claramente las responsabilidades para crear un sentimiento de pertenencia e involucrar a los empleados de la empresa en la mejora del rendimiento ambiental.
Formar a grupos específicos de empleados dentro de sus responsabilidades específicas en el EMS.
Apostar por «logros rápidos» para dar confianza y demostrar que su EMS está funcionando.
Comunicarse frecuentemente con jefes y con empleados.

¿Qué es software de sistemas de gestión ambiental?

Los profesionales ambientales utilizan una variedad de herramientas diferentes para gestionar sus responasabilidades del día a día. Formularios en papel, hojas de cálculo y bases de datos locales son sólo unos pocos de las herramientas comunes que la gente utiliza.

Sin embargo, el gran volumen de datos ambientales hace que estas herramientas sean a menudo inadecuadas para la gestión del rendimiento ambiental. Lo que es más, como el número de regulaciones ambientales no para de crecer, los sistemas en papel o en hojas de cálculo suelen tener dificultades para mantenerse al día. Es puede llevar a un número de problemas incluyendo incumplimientos de plazos y multas.

Aquí es donde llegar el software de sistemas de gestión ambiental. El software EMS puede ayudarle a supervisar, medir e informar en el rendimiento de su sistema de gestión ambiental.

El software de sistema de gestión ambiental le permite seguir sus datos de aire, GEI, agua y residuos en un sitio central. Le permite automatizar recordatorios, realizar tareas diarias de seguimiento y crear informes para enseñar a los jefes la «visión completa».

4 malentendidos comunes en sistemas de gestión ambiental

En lo que respecta a los sistemas de gestión ambiental, hay un montón de mitos y malentendidos que los acompañan. Aquí hay cuatro de los más comunes:

Mito 1: Las hojas de cálculo son adecuadas para gestionar datos ambientales
Las investigaciones muestran que el 88 % de las hojas de cálculo contienen errores muy importantes, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento. El intercambio constante de hojas de cálculo por correo electrónico lo que dificulta la colaboración. Además, crear un informe regulatorio con formato para cada agencia o permiso puede llevar días o semanas.

Mito 2: Contamos con un programa de cumplimiento, por lo que no necesitamos un EMS
Un EMS le puede facilitar el cumplimiento de las regulaciones de manera consistente y eficiente. También puede ayudarle a identificar oportunidades para superar el estándar mínimo y reducir costes, crecer su negocio y gestionar riesgos.

Mito 3: Todos los sistemas de gestión ambiental son iguales
No todas las empresas se enfrentan a los mismos reglamentos o requisitos permitidos, los que significa que el proceso de desarrollo e implementación puede ser muy diferente entre unas organizaciones y otros.

Mito 4: Solo las grandes empresas necesitan un sistema de gestión ambiental
Las empresas de todos los tamaños se pueden beneficiar de un sistema de gestión ambiental. De hecho, a menudo las empresas pequeñas se enfentan a mayores riesgos ambientales debido al consumo de tiempo y recursos, que les hacen candidatos ideales para un sistema de gestión ambiental estructurado.

¿Por qué necesita un software de gestión ambiental?

Ya hemos mencionado algunos de los beneficios de utilizar un software de gestión ambiental, pero veamos algunas maneras específicas que pueden impactar en el rendimiento ambiental y ayudarle a cumplir sus obligaciones de cumplimiento.

1. Controlar plazos, tareas y documentos

El software de gestión ambiental permite a su organización con una base de datos centralizada para almacenar toda su información sobre aire, residuo, agua y GEI y documentos relevantes. A menudo incluye un calendario centralizado que le permite controlar y gestionar los requisitos de permisos ambientales y otras obligaciones urgentes para asegurar el cumplimiento.

El software de gestión ambiental pueden notificarle de manera automática plazos regulatorios y otras acciones, avisarle cuando se excedan los límites de los permisos u otros umbrales y asignar de manera automática acciones correctivas basadas en las condiciones que marque. Aprovechar estas funciones automatizadas le ayudará a reducir el riesgo de incumplimiento.

2. Gestionar grandes cantidades de datos ambientales

Al reducir la dependencia de las hojas de cálculo, el software de gestión ambiental ha ayudado a revolucionar la gestión de datos ambientales. Atrás quedaron los días de recopilar datos manualmente y actualizar meticulosamente las fórmulas de Excel para realizar cálculos y crear informes.

Puede extraer datos de CEMS o sistemas de producción, crear y gestionar fórmulas, establecer límites umbral, generar inventarios de emisiones de aire y más, sin manipular hojas de cálculo. (Cabe destacar que la mayoría de las plataformas también permiten introducir datos desde hojas de cálculo y exportarlos a Excel).

3. Simplificar las auditorías e inspecciones

El software de gestión ambiental ofrece herramientas para gestionar auditorías e inspecciones. Puede configurar cualquier tipo de evaluación, incluyendo:

Auditorías de cumplimiento ambiental
Evaluaciones de riesgos
Inspecciones de aguas pluviales (SWPPP/SPCC)
Controles de calidad
Inspecciones de mantenimiento

4. Agilizar los informes

Como ya se mencionó el software de gestión ambiental le permite gestionar grandes volúmenes de datos ambientales. Esto facilita mucho las cosas a la hora de elaborar informes. En lugar de gastar semanas recopilando y creando informes, el software de gestión ambiental le permite crear informes medioambientales complejos en segundo.

No importa el tipo de informe que necesite crear, el software de gestión ambiental le permite extraer datos relevantes de manera automática con solo hacer clic en un botón:

Greenhouse Gas Reporting Program (Programa sobre informes de gases de invernadero) (e-GGRT)
Inventarios HAP y TAP
Toxics Release Inventory (TRI) reporting
MACT (Maximum Achievable Control Technology) y NESHAP (National Emission Standards for Hazardous Air Pollutants)
Gestión de permisos del NPDES
Discharge Monitoring Reporting (DMR)

5. Optimizar el rendimiento ambiental

El software de gestión ambiental le permite ver los datos sobre rendimiento ambiental y de cumplimiento en tiempo real mediante paneles dinámicos. Lo que significa que puede ver exactamente dónde se encuentra su compañía en cualquier momento. Al disponer de esta información, los gestores ambientales y ejecutivos pueden tomar decisiones fundamentadas e influir proactivamente en el rendimiento ambiental.

panel ambiental

Al visualizar el rendimiento ambiental de toda su empresa en un solo lugar podrá tomar decisiones y hacer informas más sencillamente.

6. Mejorar el rendimiento y la información sobre ESG

La atención en el cambio climático (junto con la creciente demanda de inversores y consumidores por unas prácticas empresariales más ambientalmente sostenibles) ha convertido los aspectos ambientales, social y de gobernanza (ESG) en un serio problema. La divulgación del ESG todavía no es obligatoria para todas las compañías pero probablemente lo será en el futuro. Un buen software de gestión ambiental incluirá muchas de las mismas funciones necesarias para la gestión ESG, como datos de captura, cálculos de emisiones y generación de informes.

¿Qué debería buscar en un software de gestión ambiental?

Por todas las razones ya enunciadas, algunas organizaciones ya están pasando de los tradicionales sistemas en papel a los modernos softwares de gestión ambiental. Pero encontrar el sistema correcto puede ser un reto y que lo que para algunos puede funcionar para otros no y viceversa. Aquí puede encontrar algunas cosas que debería considerar si está buscando un sistema de software de gestión ambiental.

Personalizado frente a estándar

La pregunta sobre si invertir en un software personalizada todavía es complicada. Aunque al principio la customización parece una gran idea, esto puede ser extremadamente difícil de alcanzar. Desafortunadamente, muchas empresas superan su software personalizado antes de ver el retorno de su inversión. De hecho, según la investigación llevada a cabo por Standish Group se ve que el 80 % los costes de los proyectos de customización de sofware son mayores que los retornos.

En términos de costo, características y retorno de la inversión a largo plazo, un sistema estándar como ComplyStation de Lisam es casi siempre la mejor opción para empresas en crecimiento y empresas globales.

Autoconfiguración

Actualmente, los softwares ambientales autoconfigurables le permiten crear sus propios formularios, paneles de control y flujos de trabajo para una experiencia personalizada sin caros servicios de customatización.

Puede utilizar la funcionalidad arrastrar y soltar, las opciones administrativas, permisos, filtros y módular para adaptar el software permitiendo alcanzar las necesidades específicas de su empresa.

Facilidad de uso

Sólo porque la gestión ambiental es complicada el software no tiene porque serlo. Un software sencillo permite a los empleados enfocarse en sus tareas en lugar de aprender una nueva herramienta. Y cuanto más fácil de usar sea, más rápidamente se adaptarán los empleados al nuevo sistema.

Funcionalidades móviles

Ahora más que nunca, los empleados necesitan tener la posibilidad de trabajar desde donde estén. Un buen software de gestión ambiental debería incluir funcionalidades móviles que les permitan acceder a sus datos de manera remota desde un smartphone o tableta. Dada la naturaleza de la gestióhn ambiental, la capacidad de capturar datos sin conexión es imprescindible. Ya que permitirá a los empleados finalizar tareas como auditorías e inspecciones en el lugar y sincronizarlas con el WiFi una vez que estén de regreso.

Integraciones

Cualquier software de gestión ambiental que elija, debería ser capaz de integrarse con otros sistemas de la empresa como CEMs y ERP. Las integraciones permiten a sus sistemas comunicarse y compartir información. Al eliminar la necesidad de duplicar la entrada de datos, las integraciones aumentarán la productividad de su equipo. Además, permitirá generar informes más rápidos y precisos al permitirle aprovechar los datos ambientales capturados en la fuente.

Ahora ya está preparada para preguntarle a las compañías de software algunas cuestiones como:
¿Cuánto tiempo llevará crear informes regulatorios formulados?
¿Cuánto tiempo llevará modificar los cálculos desde que cambien las exigencias regulatorias?
¿Puede este sistema integrarse con nuestras herramientas de recopilación de datos, como Seguimiento continuo de emisiones (SMCE)?
¿Se integra este sistema con bases de datos de contenido regulatorio para proporcionar visibilidad de regulaciones en tiempo real?
¿Qué clase de funcionalidades móviles tiene este software?
¿Puede este sistema gestionar nuestras otras necesidades EHS, como gestión de salud y seguridad?
¿Cuánto tiempo llevará la implementación de este sistema? ¿Es posible implementar los módulos individualmente para que podamos empezar a trabajar rápidamente?
¿Qué tipo de formación y soporte le proporcionarán? ¿Tendremos un administrador de cuentas de servicio dedicado?
¿Puede este sistema adaptarse a nuestras necesidades?
¿Cuál es el coste de propiedad en 3 años? ¿Existe algún coste por actualizaciones, configuración, mantenimiento, usuarios o funciones adicionales u otras tasas?
¿Qué puedo esperar en términos de rentabilidad de la inversión (ROI) o período de recuperación de la inversión?
¿Cómo puede estar seguro de que de nuestra información permanezca segura?

Conclusión

Con unas normativas que cambian rápidamente y profesionales EHS con más exigencias que nunca, es innegable la necesidad de un sistema de gestión medioambiental. Esto es una manera sistemática de mantenerse al día sobre las nuevas regulaciones ambientales, estandarizar el cumplimiento y gestionar el rendimiento ambiental. La idea de construir un sistema de gestión ambiental de cero puede ser intimidante al principio, con los consejos y herramientas correctos puede resultar más sencillo. El software de gestión no solo le permitirá almacenar todos sus datos y documentos en un solo lugar, también simplificar auditorías e inspecciones, optimizar informes y proporcionar una información valiosa sobre cómo puede mejorar su desempeño ambiental.

Nota: Esta página se publicó originalmente en 2018 y se ha actualizado para su frescura y precisión.