En un artículo reciente del Wall Street Journal, los directivos financieros instan a la plantilla a dejar de usar Excel en favor de soluciones especializadas basadas en la nube.

El consejo dado por el CFOs de Adobe, PF Chang’s, ABM Industries, y Wintrust Financial, podría aplicarse con la misma facilidad al personal de EHS.

A continuación, las 3 razones principales por las que los ejecutivos quieren que descarte las hojas de cálculo:

1. Reducir las tareas administrativas.

Una de las razones por la que los ejecutivos se oponen al Excel es que los trabajador perdían un tiempo valioso exportando y manipulando datos. (Si usted ha estado gastando tiempo intentando corregir un error en una hoja de cálculo, sabrá que es cierto.) En cambio, Mark Garrett de Adobe, «quiero que se concentren en lo que nos dicen los datos».

Los software especializado también permiten recopilar y compartir informes más rápido. Jim Bell de P.F. Chang dice que la distribución de hojas de seguridad a los líderes regionales y de unidad, una tarea que antes a su equipo le llevaba horas, puede llevar apenas unos minutos con una solución en la nube.

2. Mejorar la colaboración.

Otra razón por la que los ejecutivos instan a los empleados a deshacerse de las hojas de cálculo es porque con Excel es difícil la colaboración, sino imposible.

Las versiones más antiguas de Excel no permiten que varios usuarios trabajen a la vez en un documento. Y aunque las últimas versiones permiten la creación compartida, sigue habiendo conflictos.

Por ejemplo, si dos personas hacen un cambio a lo mismo, el último que se guarda sobrescribirá a los demás. Es más, cualquier cambio que se haga cuando se esté desconectado no se incluirá hasta que vuelva a estar conectado.

Software en la nube, por otro lado, está diseñado para la colaboración. En el artículo del WSJ, Mr. Bell recuerda haber trabajado en un vuelo de Spokane a Phoenix mientras un gerente regional seguía su trabajo desde su oficina al otro lado del país.

3. Evitar errores de datos.

Los errores son comunes en Excel porque los datos no están integrados en otros sistemas (MarketWatch encontró que cerca del 90 % de las hojas de cálculo de Excel contenían errores).

Estas discrepancias pueden ocurrir cuando las fórmulas contienen suposiciones, cuando los equipos definen términos de manera diferente o cuando varios empleados están editando diferentes versiones de la misma hoja de cálculo.

Como no hay un control de versiones integrado, el seguimiento de errores en Excel puede ser difícil y llevar mucho tiempo.

Anita Chakravarthy, de Wintrust, afirma: «El director financiero preguntaba: ¿puede decirme cuántos préstamos se cancelaron y cuántos refinanciaron en el último trimestre? Y recibíamos respuestas diferentes de diferentes equipos». Este escenario también es muy familiar para los equipos de EHS.

En cambio, un software centralizado le permite mantener lo que WSJ llama «una fuente de verdad». Esto garantiza que todos en la organización actúen sobre los mismos datos al tomar decisiones importantes.

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