Una de las formas que tienen los responsables de EHS de crear un programa eficaz de formación para los empleados es simplemente planificando por adelantado su calendario anual de formación. Dedicar tiempo en delinear sus objetivos, determinar qué capacitación es necesaria y organizar sus esfuerzos puede mejorar significativamente sus resultados. Además, tener una estrategia de formación documentada le permite mantenerse dentro de su presupuesto sin contratiempos.

Con esto en mente, le mostramos algunos pasos que puede seguir para prepararse para el éxito durante todo el año.

1. Identificar qué formación se requiere

El primer paso para planificar su calendario anual de formación es identificar la capacitación requerida. Esto incluye la formación exigida por ley, por obligaciones contractuales o por su empresa. Asegúrese de considerar tanto a los nuevos empleados como a los existentes.

Algunos ejemplos de formación requerida pueden incluir:

• Formación HAZWOPER de OSHA
• Certificación del Método 9 de la EPA
• Repaso de la RCRA
• Formación SPCC
• Planes de acción de emergencia
• Formación sobre acoso sexual

2. Identificar nuevas oportunidades de formación adicionales

Después de identificar la formación que es requerida, piense en nuevas oportunidades de formación que pueden ayudar a promover un entorno laboral seguro y conforme a las normas.

Revisar las tendencias de incidentes del año pasado es un buen punto de partida. ¿Qué causas principales contribuyeron a los incidentes el año pasado? ¿Existen patrones en incidentes cercanos o en otros indicadores de alerta temprana? ¿Qué tipo de formación podría proporcionar usted para ayudar a prevenir estos incidentes? Las investigaciones de incidentes, los análisis de seguridad laboral y las observaciones de los empleados son fuentes útiles de información.

También puede hablar con sus empleados para saber qué tipo de formación se necesita. Algunas preguntas que podría plantearles son:

• ¿Qué tipo de formación o temas les gustaría abordar en los próximos 12 meses?
• ¿Qué les ayudaría a hacer su trabajo de manera más segura y efectiva?
• ¿Qué formatos de aprendizaje les funcionan mejor?

Muchos empleadores optan por complementar su capacitación formal con reuniones informales de seguridad o charlas. Estas charlas pueden centrarse en peligros y preocupaciones específicas del trabajo o mejores prácticas de seguridad.

3. Decidir el formato de formación

A continuación, debe considerar cómo se impartirá cada formación. Conferencias presenciales, videos, formación en el trabajo y cursos online son solo algunos de los métodos disponibles. El formato que elija dependerá del tema de la formación y los recursos disponibles. También dependerá de si la formación es a nivel de toda la empresa o específica para ciertos roles o individuos.

Cuando piense en los formatos de formación, tendrá que tener en cuenta quién impartirá la formación. ¿Necesitará contratar a ponentes o formadores externos? ¿Pueden los directivos o empleados de su empresa impartir parte de la formación? ¿Se impartirá parte de la formación online y, en caso afirmativo, cómo?

4. Determinar el presupuesto

Satisfacer las necesidades de formación de sus empleados sin exceder su presupuesto puede ser todo un reto. Tener una idea clara de sus necesidades de formación obligatorias y recomendadas le ayudará a priorizar su presupuesto para que pueda lograr los resultados deseados sin gastar demasiado.

Al planificar su presupuesto, recuerde incluir costes directos e indirectos como:

• Impartición del curso
• Materiales de formación
• Horas de trabajo del personal (incluyendo el tiempo de reemplazo)
• Honorarios de instructores (si corresponde)
• Gastos de viaje, alojamiento o comidas necesarios para participar (si corresponde)

5. Hacer inventario de sus materiales de formación existentes

Cuando se trata de materiales de formación, no es necesario volver a inventar la rueda. Es muy probable que ya tenga un montón de contenidos guardados que podrían aprovecharse mejor.

En lugar de gastar mucho tiempo y dinero en algo nuevo, revise los materiales de formación existentes. ¿Qué contenido tiene disponible? ¿Se puede actualizar para satisfacer sus necesidades actuales? No se limites solo a los contenidos de formación. Los videos, presentaciones de PowerPoint y documentos de Word también pueden reutilizarse para crear algo nuevo.

Una vez que haya revisado los materiales de formación ya existentes, puede que descubra que aún quedan algunas lagunas. En ese caso, merece la pena echar un vistazo en Internet para ver si hay algún material de formación gratuito que satisfaga sus necesidades.

Algunas buenas fuentes de materiales de formación gratuitos incluyen:

• Biblioteca de materiales de formación de OSHA (OSHA Training Materials Library)
• National Safety Council
• BLR
• Texas Department of Insurance

Captura de pantalla del vídeo gratuito de la OSHA sobre prevención de las enfermedades causadas por el calor (Fuente: OSHA)

6. Revisar su sistema de gestión de formación

Por último, ahora es un buen momento para revisar su sistema de gestión de la formación. Necesitará disponer de un sistema para documentar las actividades de formación, ver las asignaciones específicas y su estado, y asegurarse de que los empleados han completado la formación asignada.

Idealmente, su organización también debería ser capaz de realizar un seguimiento de la eficacia de sus programas de formación en relación con cuestiones organizativas específicas. Esto le ayudará a identificar las áreas en las que necesita formación adicional.

Si no puede acceder fácilmente a esta información sin tener que saltar entre hojas de cálculo o carpetas, probablemente sea el momento de actualizar su sistema de gestión de la formación.

Conclusión

Al invertir un poco de tiempo y planificación ahora, podrá maximizar sus resultados, reducir sus costes y disminuir su carga de trabajo durante todo el año. Para obtener más información sobre las soluciones de seguimiento de formación de Lisam, solicite una demo hoy mismo.

Nota: Este artículo fue publicado originalmente en febrero de 2019 y ha sido actualizado para mayor precisión y exhaustividad.