La notificación de cuasi accidentes es una de las herramientas más importantes de que disponen los profesionales de la seguridad para identificar los peligros en el lugar de trabajo. Al fin y al cabo, no es posible estar en todas partes al mismo tiempo, por lo que es necesario que los empleados de primera línea sean sus ojos sobre el terreno y le alerten de los problemas de seguridad en los que alguien podría haber resultado herido y no lo fue.

Una forma de asegurarse de que así sea es desarrollar un sistema eficaz de notificación de cuasi accidentes. En este artículo trataremos diez prácticas recomendadas para la notificación de cuasi accidentes, desde el diseño de formularios para mejorar la información hasta la investigación y adopción de medidas tras la notificación de un cuasi accidente.

10 buenas prácticas de notificación de cuasi accidentes

1. Limite el número de campos en su formulario de cuasi accidentes
2. Siga la «regla de los 30 segundos»
3. Ofrezca a los empleados la posibilidad de incluir fotos, vídeos y audios
4. Haga que las notificaciones sean anónimas
5. Facilite a los empleados el acceso al formulario de notificación de cuasi accidentes
6. Enseñe a sus empleados a identificar un cuasi accidente
7. Imparta cursos de formación y actualización sobre cuasi accidentes
8. Analice los datos de cuasi accidentes
9. Tome acción
10. Considere la posibilidad de adquirir un software de notificación de cuasi accidentes

1. Limite el número de campos en su formulario de cuasi accidentes.

Si los empleados no notifican los cuasi accidentes, uno de los cambios más fáciles que puede hacer es simplificar sus formularios.

En este ejemplo de formulario de notificación de cuasi accidentes de la University of Western Australia, puede ver cómo se ha simplificado el formulario reduciéndolo a sólo ocho campos esenciales, dos de los cuales son opcionales.

La lección aquí es: No pida información que no necesita. Considere la posibilidad de limitar los campos a detalles críticos como la fecha, la hora, el lugar, el tipo y la gravedad del incidente, y los comentarios de los empleados.

A menudo, el motivo por el que los formularios de informe de cuasi accidentes incluyen tantos campos es que deben abarcar muchos escenarios distintos: por ejemplo, una fábrica y una oficina. Lo que acaba ocurriendo es que los empleados tienen que pasar por un montón de preguntas irrelevantes para rellenar el formulario. Una solución mejor es utilizar un sistema de software de notificación de cuasi accidentes que utilice la lógica para mostrar de forma inteligente los campos que son relevantes para ese tipo de incidente, ocultando al mismo tiempo los que no lo son.

2. Siga la «regla de los 30 segundos»

La «regla de los 30 segundos» se refiere a la idea de que los empleados deben poder rellenar el formulario de notificación de cuasi accidentes en 30 segundos o menos. Si los empleados tardan demasiado en rellenar el formulario, es probable que no lo rellenen y se pierdan datos importantes.

Además de reducir el número de campos del formulario, una forma de facilitar su cumplimentación es utilizar casillas de verificación o campos desplegables. En lugar de tener que escribir o teclear la información, los empleados pueden marcar simplemente la casilla que corresponda a su situación.

Por ejemplo, este formulario de la herramienta ComplyStation de Lisam permite a los empleados seleccionar la ubicación de sus instalaciones, la categoría del incidente, la fecha del incidente y otros campos de una lista. Puede configurar fácilmente este formulario para que cumpla los requisitos de su empresa. Esto ahorrará tiempo a los empleados y les permitirá rellenar su formulario de cuasi accidentes con el mínimo esfuerzo.

3. Ofrezca a los empleados la posibilidad de incluir fotos, vídeo y audio.

Otra forma de mejorar el número y la calidad de los informes de cuasi accidentes que recibe es dar a los empleados la opción de incluir fotos, vídeos y grabaciones de audio con su informe. Las fotos, el vídeo y el audio pueden aportar detalles valiosos para complementar las observaciones de los empleados.

Imagínese que un empleado informara de que había descubierto unos cables eléctricos deshilachados que echaban humo y chispas, pero que pudo cortar la corriente antes de que provocara un incendio. En este caso, una foto o un vídeo valen más que mil palabras.

La herramienta móvil de notificación de incidentes de Lisam incluye una opción para adjuntar diferentes tipos de medios a su informe de cuasi accidente. Esto no solo evita que los empleados tengan que escribir una larga descripción, sino que también facilita a los supervisores la comprensión exacta de lo sucedido frente a una descripción de solo texto.

4. Haga que las notificaciones sean anónimas.

Este consejo no debería sorprender a nadie, pero dada la protección de los denunciantes de la OSHA, merece la pena repetirlo.

Los empleados deben poder informar sobre peligros y condiciones inseguras sin temor a represalias. Si se exige a los empleados que firmen con su nombre en el informe de cuasi accidentes, pueden temer que se utilice la información en su contra y se reduzcan los informes de cuasi accidentes. Lo mismo ocurre si utiliza una aplicación que requiere que los empleados se registren con un nombre de usuario y una contraseña para informar de un cuasi accidente.

Los empleados deben tener la opción de notificar los cuasi accidentes de forma anónima. Algunos pueden optar por dar su nombre, por supuesto. Pero es probable que aumente el número de notificaciones de cuasi accidentes si los empleados tienen la opción de permanecer o no en el anonimato.

5. Facilite a los empleados el acceso al formulario de notificación de cuasi accidentes.

Cuanto más fácil sea para los empleados acceder al formulario, más informes de cuasi accidentes obtendrá.

No obligue a los empleados a dejar de hacer lo que están haciendo y atravesar el almacén para rellenar un formulario en papel. Es una molestia, como mínimo, y probablemente disuadirá a los empleados de notificar los cuasi accidentes.

Una solución mejor es poner el formulario a disposición de los empleados en una aplicación móvil que puedan descargar en su teléfono o tableta, o en un quiosco cerca de su puesto de trabajo. Que el formulario de notificación de cuasi accidentes sea accesible fácilmente puede ayudar a aumentar la notificación de cuasi accidentes y mejorar la experiencia de los empleados.

6. Enseñe a sus empleados a identificar un cuasi accidente.

Antes de pedir a los empleados que reporten cuasi accidentes, es importante definir exactamente qué constituye un «cuasi accidente». Cuando los profesionales de seguridad y los empleados se ponen de acuerdo sobre las características de un cuasi accidente, no hay malentendidos sobre qué debe reportarse. Todos están de acuerdo sobre qué se considera un cuasi accidente y qué no.

Aunque pueda parecer obvio, esto plantea la pregunta: ¿Qué es exactamente un cuasi accidente? Conforme a la OSHA y el National Safety Council, un “cuasi accidente” es un evento imprevisto que no acabó en lesión, enfermedad o daño, pero que podría haberlo sido.

Esta definición aún es un poco imprecisa, por lo que puede ser útil proporcionar a los empleados ejemplos de cuasi accidentes que podrían ocurrir en su lugar de trabajo. Algunos ejemplos comunes de cuasi accidentes incluyen:

• Resbalarse con el líquido hidráulico del suelo del taller y estar cerca de caer
• Estar a punto de dejar caer una llave inglesa pesada sobre su pie
• Derribar una tabla de un andamio mientras hay gente trabajando debajo
• Estar a punto de golpear a alguien con la carga de un montacargas porque la palanca se atasca

También es posible que desee proporcionar ejemplos que demuestren lo que no es un cuasi accidente, de modo que los empleados puedan reconocerlos y reportarlos con precisión cuando ocurren.

7. Imparta cursos de formación y actualización sobre cuasi accidentes.

Como con la mayoría de las cosas, no basta con esperar que los empleados notifiquen los cuasi accidentes. Hay que enseñarles a hacerlo.

Dedique tiempo a enseñar los procedimientos de notificación de cuasi accidentes, a practicarlos con los empleados y a reforzarlos a lo largo del año. Entre los posibles temas de formación se incluyen:

• ¿Por qué debo notificar los cuasi accidentes?
• ¿Cómo puedo notificar un cuasi accidente?
• ¿Qué información debería notificar?
• ¿Qué ocurre una vez que he notificado un cuasi accidente?
• ¿Puedo tener algún problema por notificar un cuasi accidente?

La formación sobre cuasi accidentes puede formar parte de eventos formales de formación en seguridad, así como de charlas informales y reuniones de seguridad. Estos temas también son excelentes para abordarlos en su newsletter de seguridad, si dispone de una.

Leer más:5 componentes de un programa eficaz de formación sobre cuasi accidentes

8. Analice los datos de cuasi accidentes.

El análisis de causa raíz es un proceso sistemático para identificar los factores subyacentes —o «causas raíz»— de incidentes o eventos y responder a ellos. Este análisis no solo ayuda a comprender qué ocurrió, sino también por qué ocurrió. De esta manera, es posible eliminar o mitigar los peligros subyacentes antes de que provoquen un accidente.

Dependiendo de sus recursos, es posible que no pueda realizar un análisis de causa raíz para cada cuasi accidente que se notifique. Por esta razón, es útil pedir a los empleados que califiquen la gravedad del incidente. Por ejemplo, un incidente cercano que pudo haber sido fatal tendría una calificación más alta que uno que solo podría causar un esguince de tobillo. De esta manera, podrá priorizar las investigaciones de los cuasi accidentes que tengan mayor potencial de causar lesiones.

Además de investigar cuasi accidentes de manera individual, también debe analizar los datos de los cuasi accidentes en su conjunto para identificar patrones comunes y causas raíz. Los tableros de control (dashboards) pueden resultar especialmente útiles para detectar patrones. Permiten identificar rápidamente si un gran número de cuasi accidentes ocurren en una instalación específica o si hay un momento del día (por ejemplo, durante el cambio de turno) en el que estos incidentes son más frecuentes.

9. Tome acción.

Dado que los cuasi accidentes no reciben el mismo nivel de escrutinio bajo las normas de OSHA que los incidentes registrables, las empresas que se toman en serio la seguridad deben responsabilizarse de dar seguimiento a estos cuasi accidentes hasta su resolución. Esto implica contar con un proceso formal de Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA, por sus siglas en inglés) para gestionar estos incidentes de manera efectiva.

Aquí se plantean algunos puntos clave. En primer lugar, establezca un flujo de trabajo para asegurarse de que los informes de incidencias se envían a la persona adecuada. Así evitará que acaben metidos en una carpeta o enterrados en la bandeja de entrada del correo de alguna persona. A continuación, decida cómo va a investigar los cuasi accidentes y las no conformidades y utilice estos resultados para mejorar sus sistemas de seguridad, controles y formación. Por último, asegúrese de que dispone de un sistema de seguimiento de las tareas y acciones asignadas. Así evitará que los empleados se olviden de todo cuando la carga de trabajo sea mayor.

Hoy en día, muchas herramientas de notificación de cuasi accidentes permiten configurar flujos de trabajo para que estos pasos -notificación, investigación, acciones correctivas- se activen automáticamente.

10. Considere la posibilidad de adquirir un software de notificación de cuasi accidentes.

Como hemos mencionado a lo largo del artículo, el software de informes de cuasi accidentes puede ayudarle a capturar y analizar los datos de cuasi accidentes de forma eficaz.

Algunas herramientas de notificación de cuasi accidentes son soluciones puntuales, es decir, que sólo notifican los cuasi accidentes y nada más. La ventaja de este tipo de sistemas es que suelen ser menos caros que las soluciones «todo en uno», al menos a primera vista.

También existen herramientas de notificación de cuasi accidentes que forman parte de unsistema integral de software EHS. que también incluye otras funciones como auditorías e inspecciones, acciones correctivas y preventivas, y cumplimiento. Aunque un sistema integral puede ser (aunque no siempre) más caro al principio, la mayoría de las personas consiguen ahorros significativos al no tener que adquirir varios sistemas diferentes para cada una de estas funciones. Aparte de los costes, obtendrá enormes beneficios en términos de productividad y rendimiento porque todos sus datos y actividades se gestionan en un único lugar.

Leer más: Software de notificación de cuasi accidentes de Lisam

Descárguese la checklist gratuita para la notificación de cuasi accidentes

La notificación de cuasi accidentes sigue siendo una de las mejores formas de que los profesionales de la seguridad se adelanten a los acontecimientos y eviten los incidentes antes de que se produzcan. Siguiendo estas diez buenas prácticas de notificación, estará en camino de crear una cultura de seguridad de «ver algo, decir algo». También puede descargarse nuestra checklist gratuita de 10 puntos para notificar cuasi accidentes e imprimirla o guardarla en su escritorio.