8 Formas Sencillas para mantenerse al día con los cambios normativos
La normativa medioambiental y de seguridad cambia a menudo — ¡a veces de la noche a la mañana! Si no presta la máxima atención, es fácil que se le escapen cambios importantes que afectan a su empresa. ¿Así que, cuál es la mejor manera de mantenerse al día con los cambios normativos? A continuación, hemos elaborado una lista con ocho de las formas más sencillas para mantenerse al día sobre las nuevas normas de su sector.
Cómo estar al día de los cambios normativos
- Supervise los sitios web de las agencias reguladoras
- Siga a las agencias reguladoras en las redes sociales
- Suscríbase a blogs y newsletters
- Establezca relaciones con los reguladores
- Únase a asociaciones del sector
- Asista a conferencias
- Hable con sus compañeros
- Implemente un software de cumplimiento
1. Supervise los sitios web de las agencias reguladoras
La forma más obvia de estar al tanto de los cambios normativos es ir directamente a la fuente. Agencias como la OSHA y la EPA publican los cambios de políticas directamente en su sitio web. Si consulta periódicamente el sitio web de cada agencia, podrá comprobar si se ha producido algún cambio que deba conocer.
Sin embargo, comprobar manualmente el sitio web de cada agencia no es precisamente eficaz — y no hay forma de saber si surge algo entre medias. Ahí es donde entra en juego un lector de feeds RSS.
Un lector de feeds escanea y recopila automáticamente las actualizaciones de distintos sitios web, blogs o medios de comunicación en un único y práctico lugar. De este modo, no tendrá que volver de forma individual a cada sitio para comprobar si se ha actualizado. Sólo debe añadir el sitio a su lector de feeds y leer las actualizaciones a medida que le llegan. Entre los lectores de feeds más populares se encuentran Feedly, Newsblur, and Feeder, por nombrar algunos.
2. Siga a las agencias reguladoras en las redes sociales
Además de sus propios sitios web, la mayoría de los organismos reguladores también tienen cuentas en redes sociales como Twitter, Facebook y LinkedIn. Usan estas cuentas para compartir información sobre sus actividades y actualizaciones de políticas. Si ya utiliza las redes sociales con regularidad, seguir estas cuentas es una forma fácil de mantenerse al tanto de los cambios normativos.
Estas son algunas cuentas que quizá le interese seguir:
- DOT: Twitter, LinkedIn
- EPA: Facebook, Twitter, all other platforms
- FDA: Facebook, Twitter
- OSHA: Facebook, Twitter, Instagram
- USDA: Facebook, Twitter
3. Suscríbase a blogs newsletters
Si se suscribe a los blogs y newsletters del sector, recibirá directamente en la bandeja de entrada de su correo electrónico información actualizada sobre la normativa. Algunas agencias reguladoras publican sus propios newsletters, como OSHA Quicktakes. También hay muchos blogs EHS tque publican noticias y actualizaciones sobre normativa. Aquí tiene otros blogs EHS que puede consultar.
4. Establezca relaciones con los reguladores
Otra forma de mantenerse informado sobre los cambios normativos es establecer una relación eficaz con los reguladores locales, estatales y federales. Son los primeros en saber cuándo se propone (o es probable que se proponga) una nueva norma, por lo que si usted se comunica con su regulador de forma rutinaria, hay más posibilidades de que se entere de estos cambios con antelación.
Además, los reguladores a veces solicitan aportaciones e información a las entidades afectadas cuando elaboran una nueva norma. Tener una buena relación con sus reguladores le sitúa en una posición que le permite dar su opinión sobre cómo se crean las nuevas normas. Una vez redactada, los reguladores también pueden solicitar comentarios sobre la norma propuesta. Participar en el proceso de elaboración de normas ayuda a los reguladores a mejorarlas y garantiza que su voz sea escuchada.
5. Únase a asociaciones del sector
Afiliarse a una asociación profesional es una buena manera de mantenerse al día en su campo. Estas asociaciones suelen organizar seminarios, cursos y actos educativos para ayudarle a mantenerse al día de las últimas novedades. Además, muchas asociaciones publican revistas o newsletters que le informan sobre las tendencias importantes del sector y los cambios legislativos. A continuación encontrará una lista de las mejores asociaciones y organizaciones profesionales de EHS a las que puede afiliarse.
6. Asista a conferencias
Las conferencias no sólo son ideales para establecer contactos — sino también para estar al día de las nuevas normativas. Tendrá la oportunidad de asistir a sesiones en las que podrá conocer las mejores prácticas en materia de cumplimiento de la normativa y escuchar a otros profesionales de su sector que le explicarán cómo están haciendo frente a los nuevos requisitos.
A veces, las conferencias cuentan incluso con presentaciones de las propias agencias reguladoras. La ventaja aquí es que puede obtener información de primera mano. Puede que incluso tenga la oportunidad de hacer algunas preguntas y establecer una valiosa conexión.
Para ayudarle a planificar su calendario, hemos elaborado una lista de más de 50 conferencias EHS a las que asistir.
7. Hable con sus compañeros
Mantenerse en contacto con otros profesionales de su sector no es sólo una forma estupenda de ampliar su red de contactos. Lo que también puede ayudarle a adelantarse a los cambios normativos. Podría ser que uno de sus compañeros asista a una conferencia y se entere de una nueva normativa que, de otro modo, a usted se le habría pasado por alto. O podrían compartir en sus redes sociales un artículo sobre una norma propuesta. Manteniendo el contacto, puede beneficiarse de los conocimientos que tienen sus compañeros sobre las próximas normativas, y viceversa.
8. Implemente un software de cumplimiento
Otra forma de mantenerse al tanto de los cambios normativos es utilizar un software de gestión del cumplimiento. El software de cumplimiento le ayuda a realizar un seguimiento de todos sus requisitos normativos. Le ayuda a mantener todos los datos y la documentación necesarios para demostrar el cumplimiento, así como a normalizar el modo en que su organización recopila y gestiona estos datos. El software de cumplimiento puede realizar un seguimiento de las próximas tareas y los plazos reglamentarios, con alertas para que nunca se le pase una fecha importante. Incluso puede activar automáticamente tareas en función de las condiciones que usted defina.
Todo esto resulta útil cuando surgen nuevas normativas. Como todos sus datos se almacenan en un único lugar, tendrá acceso instantáneo a la información que necesita para demostrar el cumplimiento de las nuevas normativas o para adaptar sus actuales procesos y prácticas de cumplimiento. No sólo eso, sino que también puede realizar fácilmente un seguimiento de las nuevas tareas en su calendario de cumplimiento, realizar cambios de fórmula con sello de fecha/hora y asignarlos a cualquier ubicación, y crear informes personalizados para las nuevas normativas.
Esperamos que esta lista le haya dado algunas ideas valiosas sobre cómo mantenerse al día de los cambios normativos. ¿Qué ideas añadiría usted a la lista?