Pregúntele a cualquier gerente ambiental o líder de EHS y se lo dirá: manejar datos medioambientales es un enorme desafío. La gran cantidad de datos relacionados con aire, agua, residuos y gases de efecto invernadero (GEI) que se requieren para el cumplimiento normativo lo vuelve complicado. Por eso muchos equipos de EHS — e incluso varios proveedores de software EHS — luchan por gestionar estos datos de manera efectiva.

En Lisam, somos expertos en riesgo y cumplimiento medioambiental. Si desea gestionar sus datos medioambientales de forma eficiente, enfóquese en estas 6 buenas prácticas:

1. Centralice sus datos medioambientales

Muchas empresas almacenan hojas de cálculo y carpetas separadas para cada tipo de dato ambiental (aire, agua, residuos, GEI, etc.) o para cada lugar de la empresa. Esto genera silos de información, donde los datos de un lugar están aislados del resto. Preparar un solo informe normativo puede implicar copiar y pegar datos de múltiples fuentes.

Una solución mejor es centralizar todos sus datos y actividades medioambientales. Cuando todo está en una sola plataforma, la gestión se vuelve mucho más fácil. De hecho, centralizar puede reducir a la mitad el tiempo que dedica a realizar informes, liberando a su equipo para que realicen tareas más relevantes.

2. Estandarice la forma en que se recolectan los datos en su empresa

No es raro que las organizaciones usen procesos informales y poco estructurados para recolectar cada tipo de dato medioambiental. Cuando no existe una forma clara de recolectar información, acabará con diferentes fuentes de datos, en formatos distintos y con nombres poco consistentes.

Una buena práctica consiste en usar formularios, campos y flujos de trabajo estandarizados para simplificar la recolección de datos. Por ejemplo, si cada sitio utiliza el mismo formulario para inspecciones de aguas pluviales, será más fácil analizar, reportar y resolver cualquier problema de cumplimiento.

3. Realice una limpieza de sus datos

Uno de los mayores desafíos en la gestión de los datos medioambientales es tratar con errores. Un simple error tipográfico puede tener consecuencias graves (y costosas).

Una buena gestión de datos implica eliminar duplicados, corregir inconsistencias y revisar errores de formato, ortografía y abreviaturas. Esto asegura que sus datos sean coherentes, precisos y estén listos para realizar un informe.

4. Reduzca la necesidad de ingresar manualmente los datos

Una de las principales fuentes de errores medioambientales es la introducción manual de datos. Cada vez que se reescriben datos, existe la posibilidad de que se cometan errores (además se pierde tiempo transfiriendo información entre hojas de cálculo).

Una forma de garantizar la calidad de sus datos es capturarlos directamente desde la fuente. Esto se puede lograr de varias maneras. El software moderno de gestión de datos ambientales permite ingresar datos externos mediante la carga de hojas de cálculo, incluyendo la verificación de errores, o extraer datos directamente de tus sistemas CEM (monitoreo continuo de emisiones) o del sistema de producción. Las aplicaciones móviles permiten recolectar datos, imágenes, videos y audios directamente en el lugar de trabajo, en lugar de tener que volver a ingresar manualmente la información desde formularios en papel.

5. Use tableros de control (dashboards)

Otro problema común en la gestión de datos medioambientales es que, cuando la información se almacena en múltiples hojas de cálculo o archivos, es muy difícil obtener una visión completa del desempeño. Los informes solo muestran el rendimiento al final del mes o del período de reporte, lo que hace imposible anticiparse a los problemas.

Los tableros de control (dashboards), en cambio, le brindan visibilidad inmediata de su desempeño. Mediante tableros interactivos, puede analizar tendencias, profundizar en los detalles por ubicación, comparar los valores reales con los límites establecidos en los permisos, y monitorear el desempeño de las emisiones en relación con la producción.

6. Asegúrese de que sus datos están a salvo

Sus datos medioambientales son críticos para su empresa, por lo que es esencial tener un plan de respaldo y recuperación. Guardarlos solo en discos duros o sistemas internos no es suficiente; deben ser completamente recuperables ante desastres.

Otro aspecto de seguridad que debe considerar: ¿Quién tiene acceso a los datos ambientales y qué puede hacer con ellos? Si está utilizando Excel, cualquier persona en su empresa puede eliminar la hoja de cálculo, sobrescribir su trabajo o ingresar información incorrecta en el sistema. (No, la protección con contraseña no evitará esto). En su lugar, una buena práctica es crear un sistema donde los usuarios tengan acceso solamente a los datos que necesiten.

Nota: Esta publicación fue publicada originalmente en 2018 y ha sido actualizada para una mayor precisión.