Las hojas de cálculo son la herramienta más común que las empresas utilizan para gestionar sus datos de EHS. Según una reciente encuesta de NAEM, el 84 % de los líderes de EHS afirman que utilizan aplicaciones de uso común, como hojas de cálculo, como parte de su sistema de gestión de datos. No es de extrañar que tantas organizaciones sigan confiando en Excel: es familiar, económico y ampliamente disponible. Desafortunadamente, las mismas características que hacen atractivas a las hojas de cálculo también las convierten en un gran riesgo. A continuación veremos 5 peligros graves de usar hojas de cálculo en EHS:

1. Errores en los datos

Décadas de auditorías y experimentos han demostrado que el 88 % de todas las hojas de cálculo contienen errores «significativos». Incluso las hojas de cálculo cuidadosamente desarrolladas contienen errores en el 1% de todas sus celdas con fórmulas. Eso significa que en hojas de cálculo grandes y complejas —como las utilizadas para calcular datos ambientales— habrá docenas de errores.

Lamentablemente, la investigación muestra que no solo somos propensos a cometer errores, sino que también somos malos para detectarlos. Y dado que no existe una herramienta integrada para verificar errores en hojas de cálculo, muchos de estos fallos pasan desapercibidos hasta que causan un problema.

Incluso pequeñas discrepancias pueden tener consecuencias importantes. Una omisión o un error en una fórmula pueden alterar drásticamente el resultado final de un cálculo. Estos errores pueden costar cientos de miles de dólares en multas o sanciones regulatorias. Peor aún, si basa sus decisiones en datos incorrectos o incompletos, podría pasar por alto un riesgo grave que provoque un accidente.

2. Pérdida de datos

Nunca debería confiar en Excel para almacenar información crítica de su empresa. ¿Qué pasa si su ordenador se bloquea? ¿O si elimina accidentalmente un archivo y luego se da cuenta de que lo necesita de nuevo?

Desafortunadamente, las aplicaciones de hojas de cálculo no tienen copias de seguridad ni opciones de recuperación incorporadas. Y aunque sea precavido y cree copias de seguridad manuales en su correo electrónico o Dropbox, aún hay muchas cosas que pueden salir mal.

Dado que Excel no tiene un sistema de versiones ni seguimiento de cambios, no hay forma de saber si está trabajando con la versión más actual de un archivo. Además, cualquier compañero podría sobrescribir su trabajo sin que usted se de cuenta.

Mientras siga usando hojas de cálculo para almacenar sus datos de EHS, meses o incluso años de trabajo podrían desaparecer en segundos.

3. Seguridad de la información

Usar Excel para funciones de EHS implica una serie de riesgos de seguridad.

A diferencia de los proyectos de IT bien gestionados, las hojas de cálculo suelen pasar desapercibidas para los equipos de seguridad informática. Compartir hojas de cálculo a través de correos electrónicos, unidades USB y servicios de almacenamiento en la nube aumenta aún más el riesgo.

Incluso los archivos protegidos con contraseña no son tan seguros como podría pensar. Microsoft Office desaconseja a los usuarios distribuir archivos que contengan información confidencial, como los que se utilizan para almacenar información EHS:

«La protección a nivel de hoja de cálculo no está diseñada como una característica de seguridad. Simplemente evita que los usuarios modifiquen celdas bloqueadas dentro de la hoja.»

Y si olvida o pierde tu contraseña, no hay forma de recuperarla: Microsoft no puede ayudarle a restablecerla.

4. Falta de controles, documentación y formación

Dado que las hojas de cálculo son vistas como herramientas desarrolladas por los propios usuarios, la mayoría de las empresas no cuentan con políticas para su desarrollo, revisión o formación.

El resultado es una maraña de hojas de cálculo mal diseñadas y llenas de datos desorganizados. Para empeorar las cosas, no suele haber un estándar para el nombramiento de archivos o la estructura de carpetas, lo que hace que encontrar la información necesaria sea casi imposible.

También existe el riesgo de que, cuando personas clave para la empresa se jubilen o cambien de puesto, se pierdan años de conocimiento. Identificar prácticas pasadas, documentar información y herramientas conocidas, y formar a otros para ocupar esos puestos vacantes puede llevar mucho tiempo. Mientras tanto, se corre el riesgo de que se produzcan incumplimientos y tareas o actividades no realizadas.

5.Ineficiencia

Para la mayoría de los profesionales de EHS, el peligro más evidente de usar hojas de cálculo es que consumen demasiado tiempo.

Los datos deben ingresarse meticulosamente celda por celda y luego copiarse y pegarse de una hoja de cálculo a otra. Cada vez que cambia una regulación o un límite, es necesario ajustar los cálculos manualmente.

Eso significa que está perdiendo tiempo ajustando fórmulas cuando podría estar trabajando en tareas más importantes, como implementar un sistema de gestión ambiental ISO 14001 o enfocarse en iniciativas de sostenibilidad.

Próximos pasos

Afortunadamente, la forma de evitar todos estos riesgos es simple: deje de usar Excel y opte por un software especializado en la nube para la gestión de EHS.