Este artículo forma parte de nuestra serie Volver a lo fundamental , que destaca principios fundamentales de la gestión de medio ambiente, salud y seguridad. Las series están escritas para profesionales en EHS nuevos en esta industria, así como para profesionales experimentados que quieran mantener sus habilidades. Las reuniones sobre seguridad son una buena oportunidad para abordar proactivamente los peligros y problemas potenciales dentro de su organización. Además de ser una manera altamente eficiente para fomentar una cultura alrededor de la seguridad. Las reuniones regulares con los empleados mantiene abierta la comunicación en ambas direcciones.

La mayoría de las empresas ya tienen reuniones o charlas informativas sobre seguridad como parte de sus iniciativas de formación continua. Pero, como estamos entrando en el nuevo año, es el momento perfecto para llegar más lejos y pensar qué se puede hacer para que las reuniones sobre seguridad sean más interesantes y eficaces. Aquí hay 12 consejos para intentar:

1. Planificar los temas con antelación

A menudo, los temas de las reuniones sobre seguridad se deciden en el último minuto en base a un incidente o evento ocurrido recientemente. Los problemas de seguridad surgen inesperadamente, por eso tiene sentido abordarlos en las reuniones. Sin embargo, si siempre está planificando la agenda de sus reuniones minutos antes, está perdiendo una oportunidad dirigir su programa sobre seguridad de reactivo a proactivo.

Tener los temas de la reunión planificados con antelación puede ayudar a garantizar que estas sesiones se ajusten a los objetivos de salud y seguridad de su organización así como de toda la estrategia empresarial. Algunas empresas guardan los temas en las reuniones informativas diarias en una carpeta o documento compartido para facilitar su acceso.

2. Preguntar a los empleados qué quieren discutir

Al final del día, las reuniones sobre seguridad deberían equipar a los empleados con las herramientas que necesiten para mantener la seguridad. La mejor manera de saber qué necesitan los empleados es preguntarles.

Si todavía no lo ha hecho, considere que los comentarios de los empleados sean parte del proceso de planificación de sus reuniones sobre seguridad. Los comentarios pueden ser recopilados de manera informal mediante conversaciones con los empleados o de manera formal a través de encuestas de los empleados, buzones de sugerencias o aplicaciones móviles de informes.

3. Hacer que los empleados dirijan las reuniones

La formación dirigida por los empleados está creciendo en popularidad y por una buena razón. A fin de cuentas, ¿quién va a abordar los peligros potenciales y las preocupaciones mejor que los empleados que son los que lo encaran a diario?

Las reuniones sobre seguridad dirigidas por empleados no solo permiten a los trabajadores compartir su sabiduría y experiencia, sino que también fomentan un sentido de responsabilidad en torno a la seguridad. Por ejemplo, un empleado experimentado podría demostrar la forma correcta de levantar y transportar objetos pesados. O bien, podría compartir una historia de un cuasi accidente o una buena captura y lo que aprendió de ello.

4. Limitar el tamaño de las reuniones

Siempre que sea posible, mantener las reuniones sobre seguridad con un número reducido de participantes. Es mejor tener dos o tres reuniones pequeñas para cada equipo que una sola reunión grande con todo el lugar de trabajo.

Las reuniones más pequeñas conllevan menos distracciones y conversaciones secundarias. Tienden a ser más cortas y constructivas. Y estimulan la participación de los asistentes.

5. Ser lo más breve posible

Las reuniones de seguridad no tienen por qué ser interminables. De hecho, algunas de las reuniones sobre seguridad más efectivas en las que hemos participado solo han durado unos pocos minutos. Las reuniones más cortas fuerzan a estar más enfocados en lo realmente importante y que los trabajadores se cansen o desconecten. Con la correcta preparación y planificación solo serán necesarios entre 5 y 10 minutos.

6. Reunirse más a menudo

Si solo celebra reuniones sobre seguridad una vez al mes, considere probar a tener reuniones diarias o semanales. Algunas empresas celebran «reuniones de seguridad» (charlas cortas) al comienzo de cada turno. Estas reuniones le dan a los supervisores la oportunidad de abordar cualquier problema o preocupación de seguridad que pueda surgir. Además, preparan a los trabajadores para comenzar su jornada con una mentalidad centrada en la seguridad.

7. Comenzar y finalizar las reuniones a tiempo

Podría no parecer algo importante pero comenzar y finalizar las reuniones en el tiempo planificado es crucial.

Imagine que está entrevistando candidatos para una oferta de su empresa. Probablemente no contrataría a alguien que llega tarde ya que dejaría claro que no se toma en serio su trabajo. De igual manera, comenzar a las 8:07 de la mañana una reunión planificada para las 8 de la mañana da la impresión de que no es una prioridad.

Finalizar las reuniones en tiempo también es importante. No hay peor cosa que estar sentado en una reunión que se extiende más allá del tiempo acordado. Por otro lado, acabar las reuniones en tiempo significa que valores el tiempo de los asistentes y te ayuda a mantenerte concentrado.

8. Compartir información de investigaciones e informes de cuasi accidentes

Un trabajador presenta un informe de cuasi accidente sobre una máquina a la que le falta una protección. ¿Ahora qué? Las reuniones sobre seguridad son una buena oportunidad para subrayar los resultados de las investigaciones de incidentes. También puede utilizar este tiempo para compartir información sobre acciones correctivas o cambios en los procesos de trabajo como resultado de las investigaciones de incidentes.

9. Comprobar la comprensión

Realizar un cuestionario corto al final de las reuniones es una manera de comprobar la comprensión. Pero, no es la única. Otras maneras de comprobar si los trabajadores han comprendido el asunto incluyen:

• Pedirles que resuman los conceptos importantes
• Supervisar las discusiones en grupo
• Rellenar un comprobante de salida
• Utilizar señales manuales (pulgar hacia arriba o hacia abajo, valoración del 1 al 5)

Si sus reuniones sobre seguridad se realizan virtualmente por Zoom u otra plataforma de reuniones, puede hacer uso de encuestas o de la función de chat para comprobar la comprensión y resolver cualquier pregunta pendiente.

10. Utilizar actividades prácticas

Las actividades prácticas son un gran complemento a las tradicionales charlas informativas. En lugar de solo ver o escuchar, por ejemplo, puede pedir a los trabajadores que practican la manera correcta de poner o quitar un respirador.

Las actividades prácticas permiten a los trabajadores poner en práctica el concepto en la vida real. Además, permite a los supervisores proporcionar comentarios y correcciones in situ.

11. Usar el humor

Aunque la seguridad es un tema seguridad, las reuniones sobre seguridad no tienen por qué ser áridas o aburridas. Un video divertido o una tira cómica podría ser un buen punto de salida para la próxima charla informativa.

Usar el humor puede ayudar a implicar a los empleados (y mantenerles en sintonía con usted). De hecho, una investigación demuestra que la gente tiende a estar más atento y a retener mejor la información cuando se está entreteniendo.

12. Proporcionar comida

Por último, considerar ofrecer un tentempié o una comida si su presupuesto se lo permite. Proporcionar comida en una reunión, incluso si se trata solo de fruta y café, ayuda a crear un ambiente acogedor que hará que sus empleados se sientan más a gusto. No solo eso, les proporcionará la energía que necesiten para completar su turno de forma segura. ¡Pruébelo!

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Nota: Este artículo se publicó originalmente en diciembre de 2020 y se ha actualizado para que sea más actual y completo.