Ya que las hojas de cálculos estén arruinando su vida, hemos recopilado 10 formas específicas en las que los profesionales del EHS usen el software ISO 14001 para ahorrar tiempo. Estos consejos le ayudarán a gestionar las responsabilidad de la ISO 14001 en menos tiempo y más éxito.

Debería estar usando un software ISO 14001 para cualquier cosa que haga relacionada con el EMS (sistema de gestión ambiental). Le ayudará a liberarse de parte del tiempo consumido en tareas (sin crearle más trabajo). Puede recortar el tiempo de preparar informes a la mitad, y realmente cerrar la puerta a las 5 de la tarde.

1. Cumplir los plazos que le acechan

Muchas compañías utilizan calendarios para controlar las fechas de vencimiento de permisos, renovaciones de licencias y fechas de vencimiento de documentos, pero es muy fácil olvidarse de plazos importantes. Un buen software le mantendrá informado de todo lo que necesite, así como decirle qué tareas están pendientes y quién necesita encargarse de ellas.

2. Simplificar la toma de decisiones

Un software ISO 14001 no es sólo para seguir sus impactos ambientales sino que también le ayuda a identificar qué impactos son importantes. Por ejemplo, un sistema de puntuación numérica le permite identificar peligros ambientales y ordenarlos por importancia.

3. Establecer objetivos de rendimiento e indicadores clave del rendimiento

Dado que los requisitos ISO 14001 no describen métricas del rendimiento específicas, usted deberá determinar sus propios objetivos y metas. Un software ISO 14001 le permite vigilar su rendimiento actual y marcar objetivos como para el uso de la energía, el agua o los combustibles.

4. Abordar objetivos con planes de acción

Más potente que una lista de cosas por hacer, un software ISO 14001 le permite asignar tareas, fijar fechas de vencimiento, enviar recordatorios automáticos a su equipo y obtener notificaciones de tareas pendientes o vencidas.

5. Recopilar datos ambientales desde la fuente

Datos sobre el aire, el agua, los residuos y emisiones de gases de efecto invernadero son algunos de las métricas más difíciles de rastrear. Deje que la automatización haga el trabajo pesado y recopile datos en intervalos de 5 minutos en cientos de ubicaciones.

6. Automatizar auditorías e inspecciones

Especialmente si tiene múltiples instalaciones, esto le facilita su proceso de auditoría. El software le permite automatizar las inspecciones con preguntas programadas con el fin de recopilar información de manera eficiente.

7. Capturar datos en el móvil

En lugar de completar una auditoría y regresar rápidamente a la oficina para introducir los datos en una hoja de cálculo, la aplicación móvil le permite capturar información in situ. Ahorrará tiempo ya que los datos pueden ser capturados de manera remota.

8. Obtenga en una sola imagen su progreso con los paneles de control

Una herramienta que incluye paneles de control preconfigurados le ayudará a ahorrar tiempo y tener ideas de cómo usar los paneles. También tiene la opción de crear sus propios paneles de control y visualizar en un momento las métricas que quiere ver.

9. Crear informes con un clic

Recopilar informes de varias fuentes puede llevar horas o, incluso, días. Con un software, todos sus datos pueden ser almacenados en un solo lugar, así que puede generar rápidamente los informes que necesite para su jefe o auditor.

10. Seguir acciones correctivas y preventivas

Con un buen software, no perderá tiempo en microgestionar ni se preguntará qué hacer a continuación. Puede asignar de forma rápida tareas de seguimiento a su equipo y obtener notificaciones cuando la acción sea requerida.

11. Consejo extra: Evitar las complicaciones

Es fácil estar desbordado con todas las herramientas ISO 14001 del mercado. Elegir un software «modular» que le permita ampliar sólo las funciones que necesite. Esto le garantizará que pueda enfocarse en usar el software para ser más productiva.

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